De waarde van diversiteit en inclusie: de Edofile

Als inspirerende spreker over verandering & wendbaarheid word ik ook regelmatig gevraagd mijn visie te delen op het gebied van diversiteit & inclusie. Tijd dus voor een nieuwe keynote: ‘Diversiteit & inclusie: van kokervisie naar bubbels‘.
Ik hoor namelijk regelmatig dat D&I wordt ervaren als een ‘moetje’. Terwijl het zó belangrijk is als je als organisatie futureproof wilt zijn.
Gelukkig hoor ik ook vaak mooie initiatieven van opdrachtgevers die projecten opzetten om ‘mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’ in hun organisatie werk te bieden en zo hun steentje bij te dragen aan de maatschappij. Toch klopt er iets niet aan dit beeld. Je voegt als organisatie namelijk niet alleen waarde toe voor degenen die het betreft. Zij voegen juist waarde toe aan jouw organisatie, het is tweerichtingsverkeer!

D&I op de Innovatieafdeling van de NVWA

Een mooi voorbeeld hiervan kwam ik onlangs tegen bij een van mijn opdrachtgevers, de NVWA, namelijk: de Edofile.
Bij de innovatieafdeling van de NVWA is de Edofile inmiddels de normaalste zaak van de wereld geworden. De NVWA heeft een innovatieafdeling waar ze zich bezighouden met het ontwikkelen van de allernieuwste technische snufjes die de inspecteurs helpen bij het uitvoeren van controles. Denk aan de meest geavanceerde drones om bijv. schepen te scannen op de aanwezigheid van bepaalde illegale stoffen/producten. Ze hebben mij het e.e.a. laten zien, en dat is echt een speeltuin voor James Bond wannabe’s.

Uitblinker

Maar het is niet alleen maar spelen. Ethiek en veiligheid zijn zeer belangrijke waarden.
Dus ze hebben ook mensen in het team nodig die cases vanaf alle kanten bekijken, de diepte ingaan, gedetailleerd uitzoekwerk doen en het geweten van het team zijn. Werk waarbij nauwkeurigheid belangrijk is. En Erno, de manager van deze afdeling, heeft ervaren dat Edo hier werkelijk in uitblinkt.

“Aan de buitenkant zie je niets aan mij dus ik dacht: ‘ze zullen vast wel denken, wat is er mis met die jongen?”

Participatiemedewerker

Edo vertelt mij dat dat toen hij op de afdeling terecht kwam werd voorgesteld als ‘participatiemedewerker’. “Aan de buitenkant zie je niets aan mij dus ik dacht: ‘ze zullen vast wel denken, wat is er mis met die jongen?’ Om alle vragen al bij voorbaat de wereld uit te helpen bedacht ik een stukje over mijzelf te schrijven om collega’s mij beter te laten begrijpen. Dus ik schreef over mijn mentale uitdagingen en waar ik tegenaan ben gelopen in mijn leven. Hiermee liet ik aan het team zien dat het voor mij bespreekbaar is.”

Stoplichtsysteem

Edo heeft voorheen in de zorg gewerkt en daar hanteren ze vaak een stoplichtsysteem in de observatieschema’s. Gaat het goed met de cliënt; groen, zijn er aandachtspunten; oranje, en gaat het niet goed; rood. Dit systeem verwerkte Edo ook in zijn document.
Hoe kun je aan hem merken dat het goed met hem gaat? Wat zijn de signalen dat het minder goed gaat? Edo beschrijft bijvoorbeeld bij oranje dat hij dan snel afgeleid is, geen taken uit zichzelf oppakt, sociale contacten vermijdt en in videocalls zijn camera niet aan zet.
Vervolgens beschrijft hij ook hoe collega’s hem kunnen helpen als ze deze tekenen signaleren. Bijvoorbeeld door te vragen naar de reden waarom hij zijn camera niet aan heeft staan en te vragen om deze aan te zetten.
Soms heeft Edo zelf nog niet door dat hij naar oranje gaat. Zijn collega’s wijzen hem dan op de signalen zodat hij zich bewust wordt dat hij zich niet zo goed voelt. Of collega’s maken het bespreekbaar door 1-op-1 te vragen hoe het met hem gaat.
“Ik vind het in zo’n situatie ook prettig als een collega met mij mee kijkt naar wat voor werk ik aan het doen ben, mij helpt met het aanbrengen van structuur en deadlines geeft zodat ik ook echt mijn werk ga doen. Werk geeft mij structuur dus ik wil niet dat ik dan minder uren hoef te werken of vanuit huis kan werken want dan ga ik juist in mijn cocon zitten en mij afsluiten. Ik heb ook de neiging om mijn dag en nachtritme om te draaien. Dan helpt het mij als we afspraken maken zoals dat ik om 09.00 uur op kantoor ben. Dit kan voor iemand als betutteling voelen maar voor mij juist niet, ik heb dit juist nodig.”

“Hoe kun je aan hem merken dat het goed met hem gaat? Wat zijn de signalen dat het minder goed gaat?”

Dit document zorgt er dus voor dat je niet invult voor de ander wat er aan de hand is of wat diegene nodig heeft. Edo heeft ook zijn hobby’s en ambities in dit document beschreven. Je bent immers meer dan de uitdagingen waar je mee te dealen hebt nietwaar?

Het hele team aan de Edofile

Maar zei Erno: “Als we Edo een label geven, dan gaan we iedereen een label geven.” Dus iedereen in het team heeft zo’n handleiding over zichzelf geschreven: een Edofile.
En Edo keurt dan de files van alle collega’s: gaat het echt over de persoon? Iedereen heeft altijd de vrijheid om te delen wat ze zelf willen delen en waar ze zich prettig bij voelen. Niemand wordt gedwongen hierbij over z’n grenzen te gaan.

Hulpmiddel

Ilan, de andere leidinggevende van de Innovatieafdeling deelt ook zijn ervaring met de Edofile: “Ons team is in korte tijd snel gegroeid en we hanteren het beleid ‘thuiswerken, tenzij…’. Dat betekent dat ik minder face-to-face contact heb met collega’s om te aanschouwen en aan te voelen hoe het met ze gaat. Dit gaat toch lastiger via een beeldscherm. De Edofile is voor mij een hulpmiddel, een tool waarmee ik het gesprek aanga met de collega’s. Ik mag het er ook tijdens een teamoverleg over hebben want die collega heeft het zelf in z’n eigen Edofile geschreven.”

“De Edofile is voor mij een hulpmiddel, een tool waarmee ik het gesprek aanga met de collega’s.”

Cultuur

De Edofile is dus niet alleen voor Edo prettig om op te schrijven en het gesprek aan te gaan. Dit geldt voor iedere collega. De files staan op de werkschijf van het team en zijn voor iedereen in te zien. Edo geeft aan dat de Edofile heeft bijgedragen aan een open en tolerante cultuur waarin iedereen zich kwetsbaar durft op te stellen.
Ilan: “We hebben met elkaar gewerkt aan de cultuur binnen het team, want een cultuur vorm je immers met elkaar. En het feit dat iedereen zo open is over zichzelf zien wij dan ook als wederzijdse verdienste.
De Edofile biedt mij ook de mogelijkheid om mij als leidinggevende op een andere manier te tonen, meer van mijzelf te laten zien. Te delen wat ik belangrijk vind, waar ik last van heb, wat mij aangaat. Het haalt de hiërarchie eruit. Bij het aannemen van nieuwe mensen in ons team leggen we al tijdens het sollicitatiegesprek uit dat we met de Edofile werken. We vragen de sollicitant ook wat diegene daar van vindt en hier aan mee wil werken. We krijgen dan vaak terug dat het wordt gezien als signaal dat je mag zijn wie je bent en daar juist om gewaardeerd wordt.”

Samenwerking

Dus als je wilt weten wie je collega’s zijn kun je dus ieders Edofile lezen. Zo zorg je ervoor dat iedereen elkaar beter begrijpt, inzicht heeft in hoe met elkaar om te gaan, wat ieders drijfveren zijn en waar ze zich in willen ontwikkelen. Het heeft de samenwerking op de afdeling een boost gegeven en ze hebben meer inzicht in elkaars talenten en passen dit nu toe in hun werk.
Ze ZIEN elkaar.

“Het heeft de samenwerking op de afdeling een boost gegeven en ze hebben meer inzicht in elkaars talenten en passen dit nu toe in hun werk.”

Voor als de aandacht wat wegzakt

Toch kan het zo zijn dat na verloop van tijd en door de hoeveelheid collega’s en dus Edofiles sommige dingen wegzakken. Je kunt dan in je team opnieuw aandacht geven om je collega’s te blijven ZIEN. Bijvoorbeeld door in de teamcommunicatie een reminder te geven een aantal Edofiles opnieuw te lezen. Je kunt ook het stoplichtsysteem opnemen in je overleggen. En dan niet alleen gericht op de werkdruk maar ook op ‘hoe zit je erbij, hoe voel je je?’.
Of maak een quiz voor tijdens een teamoverleg met vragen zoals: ‘Wie van de collega’s houdt het meest van…’.

De Edofile gaat de wereld over

Tot slot vult Erno aan: “We hoorden dat de mensen in het team ook thuis vertelden over de Edofile aan bijv. hun partner. Die op hun beurt het document weer bij hun werkgever hebben geïntroduceerd.”
En zo gaat de Edofile inmiddels de hele wereld rond en is dit een prachtig voorbeeld van hoe diversiteit in je team waarde toevoegt voor je hele organisatie.

Download hier het template van de Edofile

Nu hoor ik je denken: ik wil ook aan de slag met de Edofile in mijn team! Samen met Edo, Ilan en Erno heb ik een template gemaakt die je hier kunt downloaden.

Joyce de Ruiter is een veelgevraagd inspirerende spreker op het gebied van wendbaarheid, veerkracht en leiderschap in tijden van verandering en diversiteit & inclusie. In haar keynotes combineert ze beste inzichten uit de psychologie van veranderen met haar krachtige levensverhaal over hoe ze omgaat met het langzaam verliezen van haar zicht en gehoor.